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Herramientas de Google: documentos colaborativos de ofimática

En múltiples ocasiones, utilizamos documentos ofimáticos para nuestro trabajo habitual, sobre todo documentos de texto y presentaciones de diapositivas. En el mercado, existen diversos paquetes ofimáticos, tanto comerciales como de software libre como OpenOffice o LibreOffice que nos resuelven tareas básicas como el procesado de texto, calculadoras y hojas de cálculo, presentaciones o creación de bases de datos.

Cuando trabajamos en solitario, el problema se resuelve con la instalación de uno de estos paquetes en nuestro ordenador y utilizarlo de forma adecuada. Cuando trabajamos en equipo, hasta el momento actual, se solucionaba remitiendo el documento modificado o corregido a cada uno de los autores o colaboradores por correo electrónico. El problema que, en mayor o menor medida, hemos sufrido todos es que al final existen múltiples versiones de un mismo documento y no tenemos muy claro sobre qué versión realizar las correcciones o qué versión es la definitiva.

Con la llegada de la nube se confiere a los documentos la capacidad de multiposesión, es decir, el documento se encuentra almacenado en un espacio externo a nuestro ordenador y todos los autores acceden al mismo, realizando las correcciones y modificaciones sobre el mismo archivo. De esta forma, en cada momento todos estamos trabajando sobre la última versión del mismo.

Otra ventaja que nos proporciona es que podemos acceder al mismo documento desde cualquier punto (ordenador doméstico o en el trabajo) o con cualquier terminal (ordenador, tableta o incluso teléfono móvil) con la posibilidad de modificarlo.

Google nos ofrece todas estas posibilidades a través de herramientas fáciles de utilizar y que, actualmente, se complementan con el resto de utilidades que nos brinda su comunidad Google+. Veamos cada una de ellas.

GoogleDrive es un sistema de almacenaje en la nube que nos ofrece de forma gratuita 5 Gb de espacio al que podemos subir nuestros documentos y acceder a los mismos desde cualquier terminal. Funciona para dispositivos fijos y móviles con sistemas operativos para PC o Mac. Los archivos se pueden almacenar con acceso privado (exclusivamente para nosotros), con acceso compartido (para el grupo de personas que elijamos) o de forma libre (acceso para cualquier persona). Esta herramienta nos permite:

● Disponer de un documento determinado en cualquier localización.
● Acceso a este documento desde cualquier terminal.
● Compartir archivos con otras personas.
● Tener una copia de seguridad de nuestros archivos más importantes por si surgen imprevistos en nuestros terminales (avería, extravío o robo).

Los vídeos referenciados se encuentran disponibles en YouTube en el idioma en que han sido rodados (inglés) con la posibilidad de subtítulos en español, catalán y gallego entre otros muchos. Esta opción se puede configurar en la opción “subtítulos” mediante la activación de los mismos y la selección de la lengua a su elección.

Pero no solo nos permite subir archivos desde nuestro ordenador, sino también crear archivos desde el inicio, ya que en esta plataforma se ha incluido herramientas para crear archivos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios o dibujos.

De esta manera, podemos crear documentos de manera colaborativa entre varios autores.

Para evitar convertir esta entrada en un manual de uso, os dejo enlace a un documento (por supuesto, compartido en GoogleDrive) donde se detalla cómo elaborar un documento de texto en esta plataforma, cómo compartirlo con otras personas, cómo darles diferentes permisos y realizar comentarios. Este manual es solamente para documentos de texto, pero lo mismo se podría hacer para elaborar una encuesta o crear una presentación de diapositivas con la misma herramienta.

La inclusión de GoogleDrive en la comunidad Google+ nos permite que los archivos se puedan compartir con un “círculo” de nuestra comunidad o con un grupo, de forma que incluso podemos hacer reuniones de trabajo a través de videoconferencia teniendo todos en pantalla el mismo documento y trabajando sobre él mientras nos vemos y hablamos.